L’importanza del time management:
Il tempo: la risorsa più preziosa che abbiamo, quella che non torna, quella da non sprecare.
E noi facciamo proprio così?
Gestiamo il nostro tempo nel miglior modo possibile?
Nel corso degli ultimi decenni sono stati scritti libri sul time management, si è detto tutto e il contrario di tutto.
Ho scoperto però che alcuni accorgimenti mi sono tornati utili (e sono tornati utili ai miei clienti) per organizzare e gestire agevolmente gli impegni privati e professionali. Ecco i più importanti.
Il falso mito del multi-tasking
Vi propongo un esercizio dimostrativo: prendete una penna e scrivete, in stampatello, una frase a caso, che sia relativamente lunga.
Prendiamo, totalmente a caso, “IL MULTITASKING E’ UN FALSO MITO” e poi scrivete sotto ad ogni lettera il numero progressivo corrispondente, partendo da 1 (arriverete a 26): cronometratevi mentre scrivete lettere e numeri.
Adesso cronometratevi scrivendo alternativamente una lettera e, sotto di essa, il numero progressivo corrispondente. Scoprirete che avete impiegato tantissimo tempo in più nel secondo caso!
Lo switch-tasking
Quello che noi facciamo tutti i giorni, nella maggior parte dei casi, non è multi tasking bensì switch tasking: passiamo da un’attività all’altra perdendo tempo ed energie mentali (come nel gioco precedente). “Un’attività alla volta” deve essere il mantra.
Prima cosa da fare: eliminate le “to do list”, quegli elenchi di cose da fare scritti su fogli volanti che immancabilmente si perdono o ci ricordano quanto siamo indietro con la tabella di marcia.
Usiamo un’agenda che scandisca il giorno in ore e preferibilmente, mezze ore.
E’ quello l’unico indicatore oggettivo del tempo a nostra disposizione.
Fare un time budget
La seconda cosa da fare, collegata alla prima, è rassegnarsi ad un dato inesorabile: ogni settimana abbiamo a disposizione 168 ore, delle quali circa 50 dovremmo passare a dormire.
Cosa ne facciamo delle altre 108?
Ad ognuno la sua risposta. L’importante è iniziare a pensare che, per ogni impegno che prendiamo, “preleviamo” dal nostro conto corrente settimanale un certo numero di minuti. Scrivere tutto nell’agenda ci aiuta a non andare mai “in rosso” nel nostro conto “temporale”.
Entriamo nell’ottica che ogni minuto vale e alleniamoci a dare la giusta importanza (in termini di tempo) alle cose che dobbiamo o vogliamo fare durante la giornata. (ad esempio “riunione”: 35’ oppure “stesura relazione incontro con cliente”: 55’)
Atteniamoci al budget che abbiamo deciso: inizialmente sarà non facile ma i benefici in termini di Time management e riduzione di stress da orario non tarderanno a farsi sentire.
Usare un calendario digitale on line
Esistono tantissimi calendari digitali on line sia per sistemi Android che IOS (Apple) che si sincronizzano in tutti i nostri device (PC, laptop, Cellulare, Tablet…): sono uno stupendo strumento per organizzare “al minuto” il nostro budget e, se vogliamo, per ricordarci gli impegni più importanti. Si impara in modo molto veloce ad utilizzarli (ci sono anche tanti tutorial su internet), basta prevedere una piccola parte del nostro conto corrente temporale da dedicargli una volta soltanto…
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