Time management: “Meglio tardi che mai, Ma mai tardi è meglio”!

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di Nicola Fratiglioni

L’ex presidente statunitense Dwight D. Eisenhower è considerato un vero e proprio esperto di Time Management che, in parole povere, è la capacità di fare le cose giuste al momento giusto.

Eisenhower creò una matrice che prede il suo nome e nella quale inserire tutti gli impegni che sappiamo di dover affrontare in un determinato periodo di tempo (la giornata, la settimana, il mese…).

Il suo obiettivo era quello di aiutarsi (e aiutarci) a lavorare nel modo più efficiente, dedicando le giuste risorse agli impegni professionali o personali,

Time management: La Matrice di Eisenhower

Sembra che dicesse molto spesso queste parole: “le cose più urgenti sono raramente le più importanti”.

Questo motto è infatti alla base della sua matrice che possiamo tranquillamente creare disegnando due assi, uno verticale (asse dell’Importanza) e uno orizzontale (asse dell’Urgenza)

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li estremi di ogni asse rappresenteranno la presenza o l’assenza degli attributi di urgenza e di importanza.

Otterremo quindi quattro combinazioni che rappresenteranno altrettanti quadranti all’interno della matrice:

  • “Importante ma non Urgente”,
  • “Importante e Urgente”,
  • “Urgente ma non Importante”,
  • “non importante e non Urgente”.

A questo punto non dobbiamo far altro che inserire ogni attività o impegno in uno dei quattro quadranti, con oggettività, e seguire l’istruzione corrispondente (vedi foto).

Time management: Riempire la Matrice nel giusto modo

E’ molto probabile che, dopo la prima compilazione, tutte o quasi le vostre attività “sgomitino” all’interno del quadrante “Importante e Urgente” e questo ci dà una buona indicazione su quale possa essere una delle cause della nostra frequente sensazione di non riuscire a fare tutto e della conseguente ansia, leggera o pesante, che ci prende quando ci accorgiamo che è proprio così!

Allora proviamo a compilare per la seconda volta la matrice riempiendo il più uniformemente possibile le quattro caselle: non vi dà subito una leggera sensazione di serenità nel vedere che non tutto è “super urgente e super importante”?

Time management: Scaletta delle priorità

Non rimane che fare la scaletta delle priorità: ci concentreremo su “Urgente e Importante” per poi chiederci quando mettere in agenda le cose importanti ma non urgenti.

Dopo verrà la programmazione del “non Importante e non Urgente” e poi… e poi basta!

Ciò che è urgente ma  non è importante lasciamo che venga fatto da qualcun altro!

In questo modo sarete perfettamente allineati con il motto:

“Meglio tardi che mai, Ma mai tardi è meglio”!

Nicola Fratiglioni

Tempo di lettura: 1’20”

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