Time management: Pianificare un’agenda senza rinvii

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di Nicola Fratiglioni

L’eterno tema del time management: quanti vorrebbero essere in grado di pianificare perfettamente il proprio tempo e la propria agenda per completare la to do list senza lasciare indietro niente?

Per molti di noi è quasi un sogno, perché spesso ci accorgiamo che alla fine della giornata o del mese (o addirittura dell’anno) non c’è stato tempo sufficiente per completare tutto, con relativo senso di insoddisfazione e sfiducia nelle nostre capacità di time management.

Oppure scarichiamo la colpa sugli eventi e gli “intoppi” che hanno ostacolato la nostra efficienza.

Perché è così difficile pianificare? Come fare per completare tutta l’agenda dei nostri impegni?

Time management: Gli inganni della nostra mente

La prima artefice del sovraccarico di impegni è, tanto per cambiare, la nostra mente.

Molti studi sembrano confermare che è lei, nella fase di pianificazione degli impegni, a sottostimare il tempo previsto per completarli.

Inoltre, più lontana nel tempo è la scadenza di un progetto o di un compito, più ottimista diventa la stima del tempo necessario.

Cosa influenza questi errori percettivi?

Ci sono tanti elementi che emergono dagli studi fatti. Uno di questi è rappresentato dall’eccessiva fiducia nelle nostre capacità, sia in compiti semplici che in programmazioni complesse.

Sembra che lo scarto fra la nostra percezione e le tempistiche reali sia del 20% circa.

E’ inoltre molto buffo che, sullo stesso compito siamo pessimisti se siamo chiamati a valutare il tempo che altri ci metteranno: ottimisti su di noi, pessimisti sugli altri…

In entrambi i casi, abbiamo torto.

Time Management: Compiti desiderabili

Quando il compito ci coinvolge particolarmente, tendiamo a confondere i nostri desideri con la nostra percezione della realtà e quindi tendiamo a ridurre il tempo che prevediamo possa servirci e a sottostimare gli sforzi necessari (wishful thinking dello psicologo Buehler).

Se poi i tempi reali non rispecchiano quelli previsti, tenderemo ad attribuire ad intoppi esterni la responsabilità dei ritardi, come a dire: “se non fosse stato per la sfortuna, tutto andava secondo i miei piani”.

Time Management: Come pianificare l’agenda in modo efficace?

In un articolo precedente avevo parlato di un efficace metodo per mettere in ordine gli impegni in base al loro livello di urgenza e di importanza:

Partendo da quello proviamo a decidere quale può essere il 20% di impegni da rimandare o addirittura cancellare, sia nella vita privata che professionale.

Se abbiamo a che fare con compiti e obiettivi complessi, dividiamoli quanto più possibile in tanti sotto-obiettivi che possano essere vicini nel tempo e soprattutto misurabili:

Ridurremo il nostro errore percettivo nel sottostimare gli sforzi e il tempo da impiegare.

In ultimo: iniziamo a prevedere nella nostra pianificazione alcuni “cuscinetti” di minuti (o decine di minuti) che mitighino l’effetto di contrattempi e intoppi e ci rendano trasformino in esecutori a prova di ritardo.

Nicola Fratiglioni

Tempo di lettura: 1’30”

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